仕事がら、会社内に電子メールを頻繁に出す。
報告物であったり、周知物であったり、依頼物であったり。
とにかく相手が読みやすいようにと、
これでも自分なりに気を使いながら、毎日のメールを発出している。
その最たるものは、
①簡潔に、ポイントを絞って
②結論を先に書く
③なるべく文字数を少なくする。
④詳細については、別ファイルを参照してもらう。
まあ、そんな事に気を付けている。
私の場合、発出するメールの９８％は社内向けである。
当然、社内の他担当からも、私宛てにメールが来る。
○○○担当の、何の何がしでございます。
いつもお世話になっております。
ところで、・・・・・・・・の件につきまして・・・・
などというメールが来るとがっかりしてしまう。
お客様に出すメールならともかく、社内の者に出すメールに、
“いつもお世話になっております。” も何もないだろう。
ズバリ、
前略
何の何がしです。
□□の案件について、こうこうしてください。
以上、
で済むのである。
常にそんな事を考えて仕事をしているが、
最近、ビジネス専門記事にメールについて、同じような事が書いてあるのを見た。
それによると・・・・・・
①メールでは要点を簡潔に。
②可能であれば、メールの件名だけで用件を済ます。
③よっぽどのことがない限り、メールは5行以内に抑える。
常日頃、私が考えている内容とほぼ同じなので安心した。
1通のメールに、3パラグラフ以上の文章があるとメールを読む気がしない……という人もいるとか。
逆に簡潔で単刀直入に、言いたいことを伝えるメールの例も。
例えば社長が、全社員に対し、以下のようなメールを出したとしよう。
『 みなさん、本日のイベントはたいへんお疲れさまでした。ありがとう！ 以上 』
メールの件名だけで、済ましてしまう。
最後の “ＥＯＭ（End of message）” ＜以上＞でもって、
このメールで言いたいことは以上である。
このメールに返信は要らない。
このメールの本文を開く必要もない。という意味があるとのこと。
うーむ、なるほどね。
簡潔でいいよね。これを見た社員も、
「ああ、社長はちゃんと我々の本日の努力をわかってくれているんだ！」 と、嬉しくなるよね。
さらにポイントとして、
「メールは５行以内に抑える」 とか、
「どうしても長くなるようなら、要約を付ける」 とかいうのもある。
要するに、メールを読む人の立場になって考えろ！
という事なのだ。